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Mes outils du Web indispensables

Voici les principaux outils du Web que j’utilise au quotidien et qui, je dois l’avouer, sont un peu le secret de ma réactivité 😉

27 juillet 2018 by IsaBP

Cela fait un moment que je pense à faire un article sur mes outils du Web indispensables à mon organisation. Mais comme le temps file à toute vitesse, je ne l’ai toujours pas fait. Je profite donc du calme de l’été.

Vous êtes une majorité en vacances, cela vous fera une petite lecture sur la plage ou à votre retour de congés et vous donnera sans doute des idées de réorganisation interne, si vous n’êtes pas encore adeptes de ces outils qui me/nous facilitent énormément la vie pro et même perso pour certains.

Et pour être honnête, ils sont un peu le secret de ma réactivité 😉

J’ai fait le choix de la dématérialisation comptable en fin d’année 2017 et c’est que du bonheur, mais j’utilise de nombreuses applications sur le Web depuis plusieurs années. Certaines en mode collaboratif (pour partager données et infos avec mes collègues freelances qui interviennent sur les dossiers) d’autres, juste pour moi (prises de notes, todolist, stockage de fichiers et informations en ligne…).

Je peux ainsi, où que je sois, traiter  une demande client dans les meilleurs délais, renvoyer une facture égarée, retrouver et partager un fichier au graphiste …

Voici donc les outils du Web qui me sont indispensables ;

n’hésitez pas à compléter cette liste en commentaire 🙂

EVERNOTE :

Prise de note écrite ou orale grâce au dictaphone intégré, ajout d’image, de pdf, capture de pages Web, de liens … le tout pouvant être classé par dossier, thèmes, dates avec vignettes de couleurs, paramétrage de rappels.
La fonction présentation PowerPoint est également un plus pour les conférences et sessions de formation.

Je l’ai découvert à l’époque où j’organisais des réunions pour un de mes clients qui voulait sortir de la “réunionite” inefficace. Je partageais l’ordre du jour initial à chaque participant qui pouvait ajouter les points qu’il souhaitait aborder et préparer son sujet. La veille de la réunion, un rappel automatique était envoyé à chacun. Le jour J, ma prise de note sur tablette était grandement facilitée puisque chaque thème était déjà listé. Depuis mon PC de bureau, il ne me restait qu’à apporter quelques corrections et arranger la mise en page et le compte rendu était prêt à partir à qui de droit sous 2 heures maximum ; réactivité garantie !

Evernote est disponible sur PC, Mac, IOs et Android, donc quel que soit le support, les données se synchronisent et on les retrouve facilement avec la fonction de recherche.

Selon les besoins, on peut partager une note, voir un dossier complet avec un collaborateur même si celui-ci n’utilise pas l’application ; il recevra alors un lien par mail.
Le gain de temps est considérable et vaut largement le coût de la version payante. Vous pouvez tester la version gratuite avant de vous engager sur une année.

GESTAN :

Logiciel de gestion d’entreprise, c’est “le couteau Suisse” de tout entrepreneur depuis le Freelance à la méga société 😉 Devis et factures, bien sûr mais aussi gestion des bons de commandes, de livraison. Vous traitez vos encaissements de factures, ils passent automatiquement dans la compta. La prise en main est rapide, la saisie des opérations simple et intuitive.

Je l’utilise depuis mes débuts et ai vu grandir ce petit logiciel qui n’a pas fini sa croissance. L’équipe est à l’écoute de ses clients et des besoins spécifiques et développe des apps complémentaires pour chaque secteur d’activité.
Ainsi, il peut être également logiciel de caisse, traiter les déclarations douanières pour le secteur viticole, assurer la gestion des agendas magasins/agents pour une société de sécurité (avec report automatique des heures pour la facturation client et les bulletins de salaires), compatible WooCommerce, vous pouvez également l’utiliser pour gérer les commandes en ligne.

Il existe une version gratuite, une version entreprise et Gestan-Cloud ; son prix défie toute concurrence !

GOOGLE DRIVE :

Vous ne le savez pas toujours, mais dès que vous avez un mail chez Gmail, vous bénéficiez d’un quota de stockage gratuit sur le Drive, incluant vos emails et vos photos sur Google Photo (anciennement Picasa).
Perso, je n’utilise pas la synchronisation des données automatiques, suite à des petits déboires anciens certes, mais qui m’ont bien posés soucis. Je préfère exporter les documents que je souhaite conserver manuellement.

Par contre, j’use et abuse du traitement de texte, tableur, diapositives et n’utilise plus de tout la suite Office. Je rédige mon courrier directement dans Google Docs, les différentes version sont sauvegardées et restent archivées dans le bon dossier.

Une fonction partage permet de travailler à plusieurs.

La version payante reste plus qu’abordable même pour une petite structure

CLOUD CONVERT :

Compatible DropBox, OneDrive, Box et Google Drive, cet outil en ligne permet de convertir le format d’à peu près tous les fichiers même audio et vidéo… et sait se faire indispensable dès la version gratuite.

HOOTSUITE :

Cette plateforme de gestion de réseaux sociaux facilite énormément le travail du Community Manager. La version gratuite permet d’intégrer 5 profils ou pages sur Facebook, Instagram, Google+, LinkedIn, Twitter et Pinterest.

La version premium permet d’ajouter des profils, d’activer les rapports de performance des pages, etc… et de travailler en équipe.

Pour ma part, je l’utilise surtout pour Twitter. Je switche d’un profil à l’autre, fait des recherches par mots-clés (les hastags) pour la veille de mes clients, et re-tweet facilement depuis les divers comptes sans perte de temps. La programmation des tweets est également bien pratique quand on veut se prévoir un petit week-end de détente 😉

L’application Android et IOS est simple et facile à utiliser, ce qui n’est pas toujours le cas, cela méritait donc d’être souligné.

GOOGLE KEEP :

Je termine cette liste avec une petite application Google (oui, encore) que j’utilise beaucoup à titre personnel,

Cette appli gratuite permet de faire des listes, prendre des notes rapides, paramétrer rapidement des rappels + photos et dictaphone… Elle ajoute éventuellement vos contacts, Maps pour les lieux, etc…

Donc, indispensable pour faciliter le quotidien ! Depuis la liste de courses jusqu’au titre d’un film à voir absolument que  l’on vous recommande lors d’un apéro entre amis (Ne me dites pas que je suis la seule à oublier les titres de film :p ). Mais aussi le petit pense-bête : “téléphoner à Tartampion lundi à 8h” devient simplissime puisque les coordonnées de contact sont enregistrées avec le rappel et on n’oublie plus rien 😉

Voilà, vous savez tout, je vous laisse tester tout çà et me faire vos retours éventuels en commentaire.
A bientôt 🙂

 

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